Ormai essere in possesso di una Pec per le aziende e i professionisti è un obbligo di legge. 

Ma non basta scegliere un fornitore ed attivare il servizio più adatto alle proprie necessità. È richiesto un ulteriore passo: comunicare gli estremi della propria PEC (posta elettronica certificata) agli organi preposti. La data di scadenza per la comunicazione era lo scorso 1° ottobre. 

L’obbligatorietà è arrivata con il dl Semplificazioni dello scorso luglio e la Legge n. 120 dell'11 settembre 2020, che prevedono espressamente l'obbligo da parte di tutte le imprese di comunicare il proprio indirizzo digitale al registro delle imprese, se ancora non l’hanno fatto. 

“Per domicilio digitale” si intende appunto la PEC, dato che è lo stesso art. 37 a cambiare il termine “Posta Elettronica Certificata” in “domicilio digitale”.

La PEC, omai la conosciamo tutti, è uno strumento diventato indispensabile per gestire la comunicazione. Sostituisce in tutto e per tutto la più tradizionale raccomandata con ricevuta di ritorno. Utile, ma anche più conveniente rispetto a quest’ultima! Oltretutto le comunicazioni si svolgono in ambiente protetto contro accessi indesiderati. 

Tutte le imprese costituite in forma societaria, nel caso in cui non avessero già ottemperato a questo obbligo, hanno l'obbligo di comunicare al registro imprese il cosiddetto domicilio digitale. Il servizio di iscrizione del domicilio digitale non ha nessun costo (nemmeno di imposta di bollo o diritti di segreteria), così come le eventuali variazioni successive. Per poter comunicare l'indirizzo, il legale rappresentante dell'impresa dovrà effettuare la procedura di invio della propria Pec. Per poter completare l'operazione sarà necessario essere in possesso di un dispositivo di firma digitale. 

E' possibile, anche, seguire le indicazioni fornite dalla Camera di Commercio ove ha sede l'impresa. Successivamente sarà opportuno verificare che la comunicazione dell'indirizzo Pec sia avvenuto in maniera corretta. per effettuarlo è possibile: 

• prendere visione dei dati relativi alla propria impresa ricercando il nome della propria azienda sul sito registroimprese.it;
• entrare sul sito INIPEC e inserire il codice fiscale della propria impresa.

Buona norma sarebbe inoltre verificare che il domicilio fiscale funzioni. La casella Pec, infatti, potrebbe essere inattiva se il servizio non fosse stato rinnovato. Nel caso in cui la propria Pec non fosse più attiva bisognerà riattivarla subito, oppure attivarne una nuova. 

Questa novità non è certo inaspettata: l'obbligo di possedere una Pec è in vigore dal 2008 per le imprese e dal 2012 per imprese individuali e professionisti. Se fino al 30 settembre non comunicare la Pec non comportava alcuna sanzione economica (si rischiava solo di perdere temporaneamente le comunicazioni delle varie pratiche), la nuova normativa ha cambiato le carte in tavola. 

Nel caso in cui le imprese non posseggano un domicilio digitale o una Pec e non l’abbiano comunicata entro il 1° ottobre, saranno sottoposte a sanzioni, come specificato dall'articolo 2630 del Codice Civile. L'importo della sanzione per le società varia da 206 a 2.064 euro. Per le imprese individuali e i liberi professionisti, invece, le contravvenzioni  vanno da 30 1.548 euro.

Oltre al pagamento della sanzione amministrativa, chi non provvede si vedrà assegnare forzatamente un nuovo domicilio digitale.

L'obbligo di possedere la Pec non esenta neanche i professionisti iscritti agli albi. Anche in questo caso vige l'obbligo di comunicare il proprio domicilio digitale all'ordine di appartenenza. La comunicazione sarebbe dovuta avvenire entro il 1° ottobre 2020. Nel caso in cui l'ordine di appartenenza rilevasse la mancata indicazione dell’indirizzo, necessariamente, il professionista andrà sollecitato e adempiere all'obbligo entro 30 giorni. Se il professionista continua a non comunicare il proprio domicilio digitale, si verifica la sospensione fino a quando non provvederà a comunicare la Pec.