Se si sente parlare di certificato di nascita, si pensa immediatamente agli iter burocratici da sostenere nei giorni immediatamente successivi al parto. È vero che il certificato di nascita, un documento indispensabile per essere riconosciuto e identificato dallo Stato italiano, al pari del codice fiscale e della tessera sanitaria, viene prodotto proprio in quei giorni lieti, ma non bisogna dimenticare che potrà tornare utile in altri momenti della vita e non solo al bambino. È necessario, ad esempio, alla mamma e al papà che usufruiscano del congedo parentale. E per chi ha genitori stranieri, ma è nato in Italia, sarà fondamentale per ottenere la cittadinanza, una volta compiuti i 18 anni. 

Il certificato di nascita è il documento che attesta il nome e il cognome del bambino e altri dati relativi alla sua nascita, che sono stati ricavati dalla dichiarazione di nascita registrata e conservata presso gli uffici comunali. Il documento consente al nuovo nato di diventare cittadino a tutti gli effetti. Il certificato, insieme alla dichiarazione di nascita, al codice fiscale e alla tessera sanitaria è indispensabile per essere riconosciuto e identificato dallo Stato italiano. Ecco precisamente quali informazioni contiene:

• Il luogo, l’anno, il mese e il giorno della nascita
• Il sesso e il nome del bambino
• La cittadinanza e residenza dei genitori, salvo che nel caso di genitori ignoti

Atto/estratto o certificato di nascita spesso si confondono. Eppure sono documenti differenti.

• Il certificato di nascita è il documento che attesta la nascita di una persona, specificandone solo nome, cognome, data e Comune di nascita. Non contiene l'ora di nascita né eventuali annotazioni per matrimonio, divorzio, morte.
• L'estratto di nascita, invece, riporta i dati essenziali ricavati dall’atto di nascita e può comprendere (a discrezione dei singoli Comuni) eventuali annotazioni marginali, come l’orario di nascita, i nominativi dei genitori, la data di matrimonio, il nominativo del coniuge, eccetera.
• La copia integrale dell'atto di nascita, infine, è la fotocopia autenticata dell'atto di nascita contenente tutte le annotazioni riportate sul relativo registro di stato civile: certifica il cognome, prenome, prenomi aggiuntivi, sesso, luogo di nascita, ora, giorno, mese e anno di nascita, Comune di registrazione della nascita e comprende le annotazioni marginali (matrimonio, divorzio, decesso). 

L’estratto di nascita può essere fatto anche su modello internazionale: si tratta dell'estratto di nascita multilingua, che non necessita di traduzione e può essere richiesto dall’interessato o da un suo delegato (con apposito documento in corso di validità). Il documento è valido e riconosciuto nei seguenti paesi: 

- in base alla Convenzione di Parigi del 27.09.1956: Belgio, Francia, Jugoslavia, Croazia, Slovenia, Paesi Bassi, Germania, Svizzera, Turchia; 

- in base alla Convenzione di Vienna del 08.09.1976: Argentina, Austria, Lussemburgo, Portogallo, Spagna.

L’estratto di nascita ha validità di 6 mesi dalla data di emissione.

Per il certificato di nascita è necessario che l’accertamento dell’avvenuta nascita. Per questo serve la dichiarazione di nascita, obbligatoria per legge, che viene fatta per consentire l’iscrizione nel registro comunale dello stato civile. Possono renderla:

• i genitori o uno di essi;
• un procuratore speciale appositamente delegato;
• il medico, l’ostetrica, o chiunque abbia assistito al parto. 

Per poter effettuare la dichiarazione di nascita è necessaria l’attestazione di avvenuta nascita, che viene rilasciata dal personale medico presente al parto e deve contenere le generalità della madre, le indicazioni del Comune, dell’ospedale o di altro luogo in cui è avvenuto il parto, del giorno e dell’ora della nascita e del sesso del bambino. In assenza dell’attestazione, è sufficiente la constatazione di avvenuto parto rilasciata dal sanitario che, pur non avendo direttamente assistito al parto, sia intervenuto successivamente. In assenza di questi documenti è necessaria la dichiarazione sostitutiva del dichiarante.

Una volta ottenuta l’attestazione di avvenuta nascita, si può procedere a presentare la dichiarazione di nascita, per la quale la legge ha previsto dei termini: 

• entro 10 giorni dall’evento presso il Comune nel cui territorio è avvenuto il parto oppure nel Comune di residenza dei genitori o, se residenti in Comuni diversi, in quello della madre, salvo diverso accordo;
• entro 3 giorni dall’evento presso la direzione sanitaria dell’ospedale o casa di cura in cui è avvenuto il parto. In questo caso la dichiarazione di nascita è trasmessa, a cura del direttore sanitario, all’ufficiale di stato civile del Comune in cui si trova l’ospedale o la casa di cura, salvo diversa indicazione dei genitori.

La dichiarazione può essere presentata anche successivamente (la cosiddetta dichiarazione tardiva) ma, in aggiunta ai documenti necessari per la dichiarazione di nascita, il dichiarante deve indicare anche i motivi del ritardo (che entreranno a far parte dell’atto di nascita). Una volta ricevuta la dichiarazione, l’ufficiale di stato civile comunica il fatto al procuratore della Repubblica (non è più necessario, come avveniva in precedenza, attendere alcuna sentenza di convalida, per cui l’atto così formato produce immediatamente i suoi effetti).

Una volta resa la dichiarazione di nascita, è meglio aspettare almeno un mese dalla nascita del bambino prima di richiedere il rilascio del certificato di nascita. È il tempo necessario per l’inoltro al Comune della documentazione relativa alla nascita da parte della direzione sanitaria dell’ospedale, o della struttura sanitaria in cui è avvenuto il parto. Per avere il certificato di nascita chiunque, anche una persona diversa dalla mamma e dal papà del neonato, può presentarsi all’ufficio di Stato civile del Comune di nascita o di residenza del neonato con un documento di identità valido. A seconda del Comune in cui si faccia richiesta, è possibile presentare la domanda anche inoltrandola online. Oppure ci si potrà affidare ad un’agenzia online, che fornisce il certificato di nascita senza direttamente in formato digitale e ne invia per posta una copia cartacea. L’ufficiale di stato civile è tenuto a rilasciare a chiunque ne faccia richiesta i certificati e gli estratti contenenti i dati desunti dagli atti di stato civile, eccezion fatta per le copie di quegli atti per i quali specifiche norme di legge ne prevedano il divieto di accesso (ad esempio gli atti di nascita degli adottati). Gli estratti per copia integrale, invece, potranno essere rilasciati soltanto alle persone cui si riferisce l’atto, oppure ad altri ma esclusivamente nell’ipotesi in cui sussista un interesse personale e giuridicamente rilevante.