Succede a tutti di sbagliare, ma non sapere come rimediare al proprio errore può essere demoralizzante. Gli errori purtroppo accadono, anche in caso di fatturazione elettronica. L’arrivo della fatturazione elettronica pone infatti numerose domande e molti dubbi, che possono tradursi in un alto tasso di scarti da parte del Sistema d’Interscambio, per lo meno nei primi mesi quando ancora non si ha dimestichezza con lo strumento. La domanda sorge spontanea: come correggere una fattura elettronica?

Quando si trasmette una fattura elettronica, alcuni errori possono essere rilevati dal Sistema di Interscambio (SdI), che ha il compito di ricevere e controllare la corretta compilazione del file XML. Quando il Sistema d’Interscambio rileva un errore, genera una ricevuta di scarto: vuol dire che la fattura ti verrà trasmessa nuovamente per permetterti di correggerla e inviarla nuovamente con i giusti dati. Per permetterti di capire dove si trova l’errore commesso, il Sistema d’Interscambio fornirà il codice dell'errore individuato nella fattura elettronica. Una volta corretta, potrai riemettere la fattura corretta, entro 5 giorni, conservando la stessa data e lo stesso numero di fattura. Se entro 5 giorni viene inviata una fattura corretta ed esente da errori, non verrà applicata nessuna sanzione amministrativa.

Le attività che dovrai compiere per correggere una fattura elettronica dipenderanno ovviamente dal tipo di errore che hai commesso.

Ad esempio, in caso di scarto per errori su dati «non inerenti il contenuto della fattura», la fattura elettronica in formato XML è corretta, ma l’errore può riguardare la firma digitale, il riferimento temporale, la nomenclatura, o la dimensione del file. In questo caso, come sottolinea il Sole24Ore, le attività che dovranno essere svolte dal fornitore sono:

1. produrre un duplicato informatico della fattura elettronica Xml già trasmessa;
2. apporre una nuova firma digitale al file della fattura elettronica Xml;
3. verificare la correttezza della fattura elettronica Xml firmata digitalmente tramite la funzione «Controlla la fattura» presente sul sito dello Sdi;
4. trasmettere nuovamente allo Sdi il file Xml firmato digitalmente;
5. conservare in formato digitale la fattura elettronica Xml scartata, la notifica di scarto, la fattura elettronica Xml corretta e la «Ricevuta di consegna»;

Ma se lo scarto dipende da errori nel contenuto della fattura, le attività da svolgere saranno:

1. se l’errore riguarda dati contenuti nelle anagrafiche del sistema di contabilità, è necessario ripristinare nelle anagrafiche l’informazione corretta al fine di evitare il ripetersi del medesimo errore;
2. generare nuovamente la fattura elettronica Xml da trasmettere allo Sdi, eseguendo una «cancellazione leggibile» della registrazione contabile inerente la fattura elettronica trasmessa o una vera e propria eliminazione della registrazione contabile inerente la fattura elettronica trasmessa, a seconda del sistema contabile del fornitore;
3. apporre la firma digitale al nuovo file XML e verificarne la correttezza tramite la funzione «Controlla la fattura» presente sul sito del SdI;
4. trasmettere nuovamente al SdI il file XML firmato digitalmente;
5. conservare in formato digitale la fattura elettronica XML scartata, la notifica di scarto, la fattura elettronica XML corretta, la ricevuta di consegna e l’eventuale documento prodotto dal sistema a giustificazione della cancellazione leggibile.

Qualora invece l’errore non sia rilevabile dal Sistema di Interscambio, invece, potrebbe essere scoperto in un secondo momento dal cliente o dall'emittente. In quest'ultimo caso, l'unico modo per correggere la fattura è quello di emettere, sempre in formato elettronico, una nota di credito che vada ad annullare eventuali inesattezze .

Affidandoti a Pratiche.it dovrai solamente pensare all’inserimento dei dati del documento, del cliente e del pagamento e inviare la fattura. Tutto il resto verrà svolto in modo automatico da parte del sistema: generazione del file XML, verifiche sulla compilazione, apposizione di firma digitale, trasmissione al sistema di Interscambio, gestione e report delle notifiche provenienti da SDI e conservazione digitale a norma delle fatture.

Inoltre, gli errori saranno ridotti al minimo grazie ai suggerimenti di compilazione, alla gestione automatizzata della numerazione e a controlli di sistema che segnalano eventuali errori ed inesattezze sia in fase di compilazione che in fase di trasmissione, evitandoti così inutili perdite di tempo per la correzione della fattura.