Affittare casa può essere più complicato di quanto si possa pensare. Avere tutta la documentazione in regola può rendere la vita molto più semplice, anche perché ricorrere a scorciatoie come l'affitto in nero rischia di essere molto oneroso. Innanzitutto, bisogna scegliere il tipo di contratto da stipulare. Attenzione: c'è una differenza tra stipula di un contratto di locazione e la sua registrazione: con la prima si definiscono tutte le clausole e le condizioni del contratto tra il locatore e il conduttore, mentre la seconda consiste nella trasmissione all'Agenzia delle Entrate del contratto stipulato e dei relativi documenti.

Con la stipula del contratto di locazione si definiscono tutte le clausole e le condizioni stabilite da locatore e conduttore e si mette per iscritto il testo da firmare. In questa prima fase, è necessario che al documento siano allegati: 

• La fotocopia del documento di identità e il codice fiscale di locatore e conduttore (se il conduttore è extracomunitario è necessario allegare anche copia del permesso di soggiorno);
• I dati dell'immobile concesso in locazione, che si possono ricavare da una visura catastale aggiornata;
• La planimetria catastale dell'immobile oggetto del contratto di locazione;
• L’estratto conto spese condominiali per imputare correttamente l'eventuale addebito a conguaglio e la suddivisione tra canone di locazione e rimborso spese;
• Una copia della Certificazione di Prestazione Energetica (APE) in corso di validità;
• La certificazione attestante la superficie convenzionale dell'immobile da locare rilasciata da un professionista; 
• La certificazione dei dati anagrafici dei familiari o delle persone conviventi con il conduttore in quanto dovranno essere espressamente indicati nel contratto;
• Il codice IBAN del locatore per l'addebito telematico della marche da bollo, se dovute, e dell'imposta di registro nel caso in cui il locatore stesso non eserciti l'opzione per la cedolare secca;
• una copia dell'eventuale garanzia fideiussoria per l’affitto.

Una volta firmato, il contratto dovrà essere registrato entro 30 giorni dalla stipula. Non c’è obbligo di registrazione per i contratti che non superano i 30 giorni complessivi nell’anno. Un contratto di locazione può essere registrato tramite:

1) Registrazione Contratto di Locazione per Via Telematica

La registrazione contratto di locazione per via telematica si può fare utilizzando i servizi telematici dell’Agenzia delle Entrate. Questa modalità è obbligatoria per gli agenti immobiliari e i possessori di almeno 10 immobili, facoltativa per tutti gli altri.

Se si decide di procedere alla registrazione contratto di locazione per via telematica, sia per la registrazione del contratto sia per il versamento delle imposte di registro e di bollo, l'applicazione da utilizzare è il software RLI.

2) Registrazione Contratto di Locazione Presso gli Uffici dell’Agenzia delle Entrate

I soggetti che non hanno l’obbligo della registrazione telematica, possono richiedere la registrazione contratto di locazione presso qualsiasi ufficio dell’Agenzia delle Entrate, a cui è necessario presentare:

• Almeno 2 originali del contratto di locazione;
• Il modello RLI compilato;
• I contrassegni telematici per il pagamento dell’imposta di bollo (ex marca da bollo), con data di emissione non successiva alla data di stipula, dell’importo di 16 euro ogni 4 facciate scritte e, comunque, ogni 100 righe;
• La ricevuta di pagamento dell’imposta di registro effettuata con Modello F24 Elementi identificativi (chi ha optato per il regime sostitutivo della cedolare non deve versare l'imposta di registro, ma è tenuto al pagamento dell’imposta sostitutiva da versare entro gli stessi termini previsti per l’Irpef). L’importo dovuto varia a seconda dell’immobile oggetto del contratto di locazione: il 2% del canone annuo moltiplicato per il numero delle annualità in caso di fabbricati a uso abitativo; l’1% del canone annuo, se la locazione è effettuata da soggetti passivi Iva per i fabbricati strumentali per natura; il 2% del canone, negli altri casi.

Dopo la richiesta di registrazione contratto di locazione, l’Agenzia delle Entrate provvederà a restituire, timbrata e firmata, la copia del contratto e rilascerà la ricevuta dell’avvenuta consegna.

3) Registrazione tramite intermediario

Se si decide di procedere alla registrazione contratto di locazione tramite un intermediario, rivolgendosi a un libero professionista, a un'associazione di categoria o a un Caf, quest’ultimo deve rilasciare, all’assunzione dell’incarico, una dichiarazione datata e sottoscritta con cui si impegna a provvedere alla trasmissione della richiesta di registrazione, all’esecuzione dei pagamenti telematici delle imposte relative ai canoni per le annualità successive, alle proroghe, alle cessioni e alle risoluzioni. Inoltre, deve consegnare al contribuente:

• due copie della ricevuta di avvenuta registrazione o dell’esecuzione dei pagamenti delle imposte relative ai canoni per le annualità successive, delle proroghe, anche tacite, delle cessioni, delle risoluzioni (una è destinata all’altra parte contraente che non ha richiesto la registrazione)
• una copia della ricevuta di pagamento delle imposte dovute.

Al locatore è fatto obbligo di fornire per iscritto al conduttore gli estremi di registrazione contratto di locazione. Il locatore, inoltre, ha l’obbligo, dopo che la pratica di registrazione è stata completata, di provvedere entro 48 ore dall'insediamento del nuovo inquilino alla consegna della cessione di fabbricato, ossia alla denuncia alla Questura o al Commissariato di Polizia della locazione in caso di affitto superiore ai 30 giorni, come stabilito dalla legge sull’antiterrorismo. A questa incombenza è tenuto il proprietario.