La fattura elettronica è diventata una prassi per tutte le partite IVA e anche per i contribuenti in regime forfettario, che dal 1° luglio 2022 sono dovuti passare dalla fattura cartacea a quella elettronica. 

Per essere ritenute valide, l’emissione e trasmissione delle fatture elettroniche deve avvenire grazie al cosiddetto Sistema di Interscambio, ovvero SDI, gestito dall’Agenzia delle entrate.

Ma oltre alla fase di creazione, e trasmissione, è importante anche la conservazione delle fatture per non incorrere in diverse sanzioni previste dalla normativa fiscale. 

Le fatture elettroniche inviate e ricevute, ma anche le notifiche provenienti dal Sistema di Interscambio e le comunicazioni Finanziarie inviate, devono essere conservate per almeno 10 anni dalla data dell’ultima registrazione.

Per conservare correttamente le fatture elettroniche non basta memorizzare su PC il file della fattura. Il processo di conservazione elettronica a norma è usualmente fornito da operatori privati certificati, ma anche l’Agenzia delle Entrate mette a disposizione un servizio di conservazione elettronica a norma per tutte le fatture emesse e ricevute elettronicamente attraverso il Sistema di Interscambio. 

Nel caso di Aruba, la conservazione delle fatture elettroniche inviate e ricevute, delle notifiche e delle comunicazioni finanziarie, è inclusa nell’offerta annuale di Fatturazione Elettronica, che mette a disposizione 1 GB di spazio su cui possono essere conservate fino a 100.000 fatture dal peso medio di 10 kb ciascuna per tutto il periodo di validità del servizio. Con Aruba il processo di conservazione è estremamente semplificato: questa infatti verrà eseguita in modo automatico, senza che sia necessario alcun intervento da parte dell’utente.

In caso di violazione degli obblighi di conservazione delle fatture e dei documenti fiscali, il contribuente rischia di pagare una multa particolarmente salata, con un importo che va da un minimo di 1.032,91 euro a un massimo di 7.746,85 euro.

Inoltre, la mancata conservazione delle fatture elettroniche può pregiudicare la possibilità di dimostrare le operazioni effettuate in caso di controlli da parte dell'Agenzia delle Entrate, con il rischio di incorrere in ulteriori sanzioni.

Per evitare questi rischi, è importante assicurarsi di rispettare le disposizioni normative in materia di conservazione delle fatture e di proteggere le fatture da eventuali perdite o danneggiamenti. Inoltre, è importante ricordare che le fatture elettroniche devono essere conservate in modo tale da garantire la loro integrità, leggibilità e accessibilità per tutto il periodo di conservazione.