PEC azienda: quando l’e-mail non è abbastanza

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Con la PEC puoi inviare tramite posta elettronica comunicazioni con lo stesso valore legale della raccomandata con ricevuta di ritorno.

Comunicare tramite e-mail con clienti, fornitori e partner  è oggi piuttosto diffuso all’interno di un’azienda. Certamente dai tempi del fax, ormai praticamente scomparso, l’utilizzo della posta elettronica rappresenta un enorme step evolutivo.

Anche se app e sistemi di messaggistica si stanno evolvendo incredibilmente, il canale e-mail rappresenta ancora oggi lo strumento prediletto per le comunicazioni a livello lavorativo e amministrativo.

La posta elettronica gode di una certa sicurezza e semplicità. Inoltre, l’email rappresenta anche un vero e proprio archivio digitale con messaggi e documenti che possono essere custoditi anche in locale, con una sicurezza maggiore rispetto alle app di messaggistica. 

Tuttavia, la posta elettronica non è l’ideale per le comunicazioni più ufficiali. Una normale e-mail inviata dal tuo normale account di posta elettronica non ha valenza giuridica. Se ad esempio il destinatario afferma di non aver ricevuto nessuna comunicazione, non potrai dimostrare di aver inviato nessun accordo, contratto, disdetta o diffida. Questo perché con l’e-mail tradizionale non si ha la certezza che il destinatario abbia ricevuto realmente il nostro messaggio. Ei certo non è uno strumento attendibile davanti a un giudice.

Per ovviare a queste mancanze, c’è la PEC, Posta Elettronica Certificata, una casella email dotata di caratteristiche decisamente utili.

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Quando serve la PEC aziendale 

Con la Posta Elettronica Certificata si garantisce l’integrità e l’inalterabilità dei messaggi inviati e ricevuti. Nel momento in cui viene spedita, la PEC viene racchiusa in una busta di trasporto: la busta di trasporto consiste in una busta virtuale firmata dal gestore PEC del mittente, all’interno della quale è inserito l’intero messaggio originale inviato dal mittente e i dati relativi alla certificazione della comunicazione. Sulla busta verrà applicata una firma elettronica (paragonabile al timbro dell'ufficio postale). Questo sistema serve a garantire la provenienza e l’inalterabilità del messaggio, che durante il tragitto non potrà essere modificato da nessuno, arrivando integro a destinazione. 

In molti casi è addirittura necessaria, proprio per poter sbrigare alcune pratiche burocratiche e amministrative funzionali alla proprio attività.

È quindi uno strumento particolarmente utile alle aziende per: 

  • inviare fatture, contratti
  • gestire le comunicazioni con fornitori e PA (INPS, Agenzia delle Entrate, INAIL)
  • iscriversi a bandi e concorsi
  • disdire contratti
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